Caso de éxito: TopCar
Empresa líder en el sector del alquiler de coches, especializada en ofrecer servicios de movilidad flexibles, seguros y de alta calidad.
Con sede en las Islas Canarias, opera en los principales destinos turísticos del archipiélago, proporcionando una amplia flota de vehículos modernos adaptados a las necesidades de cada cliente. Destaca por su compromiso con la satisfacción del usuario, la transparencia en sus tarifas y su apuesta por la sostenibilidad, incorporando coches híbridos y eléctricos a su catálogo. TopCar se posiciona como una opción de confianza para quienes buscan libertad y comodidad al explorar las islas.
¿Por qué buscabais una solución de firma digital? ¿Qué aspectos queríais mejorar?
Desde TopCar identificamos la necesidad de agilizar y digitalizar nuestros procesos de contratación, tanto en el punto de alquiler como en la gestión interna. El uso del papel nos hacía perder tiempo, generaba gastos extra de impresión y corríamos el riesgo de que los documentos se perdieran o se estropearan.
Buscábamos una solución de firma digital que nos permitiera modernizar la experiencia del cliente, ofrecer procesos más seguros, reducir tiempos de espera en oficinas y mejorar la trazabilidad de nuestras operaciones. Además, queríamos facilitar la firma remota para reservas online y reforzar nuestro compromiso con la sostenibilidad, eliminando progresivamente el uso de papel.
¿Cómo y cuándo decidisteis adoptar la firma digital en TopCar?
La decisión de implementar la firma digital se tomó como parte de un plan estratégico de transformación digital que ya veníamos desarrollando. El creciente volumen de clientes en nuestras oficinas hacía imprescindible ofrecer un proceso de alquiler más ágil y moderno.
Además, tras la pandemia, detectamos un aumento en la preferencia por procesos digitales sin contacto, lo que reforzó nuestra convicción de adoptar una solución de firma que fuera rápida, segura y legalmente válida.
¿Qué solución de firma digital elegisteis y por qué? Firma OTP, firma biométrica o firma con certificado.
Optamos por una combinación de los tres tipos de firma que nos proporciona SealSign, adaptándonos a los diferentes escenarios de uso. La firma biométrica manuscrita se implementó principalmente para agilizar el proceso de firma presencial y optamos por la firma OTP para la firma remota de contratos de alquiler, permitiendo a los clientes validar su identidad con un código enviado por SMS o email. Para procesos internos o contratos con proveedores, empleamos la firma con certificado, garantizando un mayor nivel de seguridad.
Esta flexibilidad nos ha permitido cubrir todas las casuísticas de forma eficiente, manteniendo un equilibrio entre usabilidad y seguridad.
Situación final y detalle de mejorías que se han percibido desde el punto de vista de todas las áreas de la empresa.
Desde la implementación de la firma digital, en TopCar hemos logrado una mayor agilidad y eficiencia en todos nuestros procesos. Se ha mejorado significativamente la atención al cliente, optimizado la gestión documental, reforzado el control y cumplimiento legal, y reducido el uso de papel, contribuyendo a nuestros objetivos de sostenibilidad. Todo ello ha permitido un aumento en los alquileres gestionados digitalmente, consolidando un modelo más seguro, moderno y eficaz.
¿Qué consejo daría a otras empresas que estén considerando adoptar la firma digital?
Nuestro consejo es que se enfoquen en encontrar una solución que se adapte realmente a los flujos de trabajo de su negocio y que tenga en cuenta tanto la seguridad como la experiencia de usuario. Una herramienta potente pero complicada puede terminar siendo un obstáculo, mientras que una solución ágil y flexible marcará la diferencia en la adopción.
Además, recomendamos realizar una implementación progresiva, empezando por los casos de uso más frecuentes y expandiendo su aplicación una vez que el equipo esté familiarizado con la herramienta.