Documentos que puedes firmar online: 10 tipos y cómo firmarlos
Los documentos que puedes firmar online son casi todos los que usas en tu día a día: contratos de trabajo, alquileres, pedidos, acuerdos de confidencialidad o consentimientos. Aquí tienes 10 tipos con ejemplos, la firma que conviene a cada uno y cómo firmarlos paso a paso.
TL;DR
- Puedes firmar online casi cualquier documento privado, normalmente en PDF. La ley no le quita validez por ser electrónico (art. 25 eIDAS).
- Quedan fuera los actos que exigen escritura pública o una forma especial, como la escritura de compraventa de una vivienda o un testamento.
- La firma depende del riesgo: simple para pedidos y aceptaciones, avanzada para la mayoría de contratos y cualificada cuando una norma la exige.
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¿Qué documentos puedes firmar online?
Puedes firmar online cualquier documento privado para el que la ley no exija una forma especial: contratos, pedidos, autorizaciones o consentimientos. Basta con tenerlo en formato digital, normalmente en PDF, y firmarlo con una firma electrónica. Esa firma tiene validez legal en toda la UE y deja constancia de quién firmó y cuándo.
Si quieres entender las bases legales, lo explicamos en nuestra guía sobre qué es la firma electrónica y su validez legal.
10 tipos de documentos que puedes firmar online
Estos son los documentos que más se firman online en empresas y particulares. En cada uno te indicamos la firma que suele convenir. Es orientativa: en la mayoría de casos la ley no fija el nivel, y se elige según el riesgo.
1. Contratos de trabajo y documentos de RR. HH.
Contratos, prórrogas, nóminas, finiquitos, políticas internas o la entrega de equipos de protección. Firmarlos online agiliza las altas, sobre todo con empleados a distancia. Firma recomendada: avanzada para contratos y simple para documentos informativos.
2. Contratos de alquiler
Alquileres de vivienda, locales o plazas de garaje, y sus anexos. Propietario e inquilino firman sin coincidir en el mismo sitio. Firma recomendada: avanzada.
3. Contratos privados de compraventa y arras
Puedes firmar online el contrato privado de compraventa o el de arras de una vivienda. Lo que no sustituye la firma electrónica es la escritura pública: para inscribir la compraventa en el Registro hace falta notario. Firma recomendada: avanzada.
4. Acuerdos comerciales y contratos de servicios
Contratos con clientes, proveedores y socios, y sus renovaciones. Cerrar un acuerdo pasa de días a minutos. Firma recomendada: avanzada.
5. Acuerdos de confidencialidad (NDA)
Los NDA suelen firmarse antes de una reunión o de compartir información. Firmarlos online permite hacerlo en el momento. Firma recomendada: avanzada.
6. Presupuestos, pedidos y órdenes de compra
Aceptar un presupuesto o confirmar un pedido es de lo más rápido de firmar online. Firma recomendada: simple, o avanzada si el importe es alto.
7. Autorizaciones y consentimientos
Consentimientos informados en sanidad, consentimientos de protección de datos, autorizaciones de menores o de uso de imagen. Firma recomendada: simple o avanzada, según lo sensible del dato.
8. Documentos bancarios y de seguros
Apertura de cuentas, contratos de préstamo personal o pólizas de seguro. La excepción es la hipoteca, que necesita escritura ante notario. Firma recomendada: avanzada o cualificada.
9. Documentos académicos
Matrículas, solicitudes de becas, convenios de prácticas o actas. Centros y alumnos se ahorran desplazamientos y envíos por correo. Firma recomendada: simple o avanzada.
10. Trámites con la Administración
Declaraciones, solicitudes y recursos en las sedes electrónicas. Aquí el sistema lo fija cada Administración: normalmente certificado electrónico, DNI electrónico o Cl@ve. Te lo explicamos para el caso de Hacienda en firma digital para Hacienda.
Qué documentos no puedes firmar solo online
No puedes sustituir con una firma electrónica los actos que la ley obliga a hacer en escritura pública o de una forma concreta. Por ejemplo, la escritura de compraventa de una vivienda, las capitulaciones matrimoniales o los testamentos. La lista completa, con la norma de cada caso, está en qué documentos se pueden firmar electrónicamente y cuáles no.
En qué formato tiene que estar el documento
El formato más habitual para firmar online es el PDF, porque se ve igual en cualquier dispositivo y admite la firma dentro del propio archivo. Si tienes el documento en Word, conviértelo a PDF antes de firmarlo: cualquier cambio posterior invalidaría la firma.
La firma en un PDF suele seguir el estándar PAdES. Para otros tipos de archivo existen XAdES, pensado para XML, y CAdES, que sirve para cualquier formato.
Cómo firmar un documento online con SealSign
Para firmar un documento online con SealSign Cloud, sube el PDF, indica quién debe firmar y con qué tipo de firma, y envíalo. Cada firmante recibe un enlace por email, SMS o WhatsApp y firma sin necesidad de tener cuenta. Al terminar, todos reciben el documento firmado. Son estos pasos:
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Sube el documento
Arrastra el PDF a la plataforma o selecciónalo desde tu equipo. Puedes añadir adjuntos.
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Añade a los destinatarios
Indica quién firma, quién solo revisa y quién recibe una copia, y en qué orden.
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Elige el tipo de firma y el canal
Puede ser simple, con código OTP por email o SMS, biométrica manuscrita o con certificado digital. El aviso llega por email, SMS o WhatsApp.
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Coloca las firmas y envía
Marca dónde va cada firma o campo y fija la caducidad y los recordatorios.
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El destinatario firma desde el enlace
Con OTP o firma simple no necesita instalar nada. Para la firma biométrica usa la app de SealSign.
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Descarga el documento firmado y su informe
Cada documento tiene un informe certificado con el historial completo del proceso.
Todas las firmas de SealSign llevan sello de tiempo y detectan cualquier cambio posterior en el documento, sea cual sea su nivel. Detrás de cada firma hay un prestador de servicios de confianza que cumple los estándares de seguridad y normativa más exigentes. Puedes consultar nuestras certificaciones.
Preguntas frecuentes
¿Se puede firmar online cualquier PDF?
Sí, siempre que sea un documento privado y ninguna norma exija una forma especial. El PDF debe estar en su versión final, porque cualquier cambio posterior a la firma la invalida.
¿Tiene validez legal un documento firmado online?
Sí. El Reglamento eIDAS impide negar efectos legales a una firma por ser electrónica. Lo que cambia entre firmas es lo fácil que resulta probar quién firmó. Lo explicamos en tipos de firma electrónica.
¿El firmante necesita certificado digital o una cuenta?
No. Con firma simple u OTP, el firmante solo necesita el enlace que recibe. Si es OTP, también el código que le llega por SMS o email. El certificado solo es necesario si quieres una firma cualificada.
¿Qué firma necesito para un contrato?
Para la mayoría de contratos basta una firma avanzada, por ejemplo con código OTP o biométrica. La cualificada se reserva para cuando una norma la exige o el riesgo es alto.
Actualizado el 5 de noviembre de 2026
